E-Mail-Kommunikation für Sachverständige

Beim Erstellen der E-Mails werden die E-Mail-Adressen aller Beteiligten des Vorgangs zur Auswahl angeboten.
Die Betreffzeilen mit den Referenznummern werden autom. gebildet und müssen nicht von Hand erstellt werden.
Dokumente und Bilder können ganz einfach direkt aus dem Vorgang ausgewählt und als Anhang beigefügt werden. Jede gesendete E-Mail wird automatisch in der Akte gespeichert.

Beim Lesen von E-Mails, können diese mit einem Mausklick einfach der Akte zugeordnet werden.

Einhaltung der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach § 14 Abs. 4 Sachverständigenordnung Die in § 14 Abs. 1 SVO bezeichneten Aufzeichnungen, die jeweils vollständigen Exemplare der schriftlichen Gutachten und alle sonstigen schriftlichen Unterlagen, die sich auf die Tätigkeit als Sachverständiger beziehen, unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Sachverständige im konkreten Fall tätig war und in dem die Aufzeichnungen zu erstellen waren.

Ein Outlook-Postfach ist für die Langzeit-Archivierung nicht geeignet, da es eine Limitierung in der Dateigröße hat und nach wenigen Jahren bereinigt werden muss. Mit Xpert3 können die E-Mails aktenbezogen über lange Zeiträume gespeichert und aufbewahrt werden, auch wenn der Speicherbedarf im Bereich von Terabytes (=1000 Gigabytes) liegt.

So kann eine Archivierung der E-Mails gemacht werden, die den Anforderungen einer Archivierung des geschäftlichen Schriftwechsels sowie der Sachverständigenordnung entspricht.

Sichere E-Mail-Kommunikation mit einer digitalen Signatur. Eine digital signierte E-Mail beweist dem Empfänger, dass die Nachricht tatsächlich von dem Absender stammt und der Inhalt nicht geändert wurde.
Dazu ist eine digitale Zertifikats-Datei notwendig. Dieses Zertifikat wird auch für die Verschlüsselung von E-Mail-Nachrichten verwendet. Das Verschlüsseln von E-Mail Nachrichten ist eine unverzichtbare Sicherheitsmaßnahme wenn sensible Patientendaten versendet oder Industriespionage vorgebeugt werden soll.
Mit Xpert3 ist das Signieren und Verschlüsseln von E-Mails ganz einfach! Eine Anleitung zum Download des kostenlosen Zertifikats und zur Einrichtung wird im Administrationshandbuch von Xpert3 beschrieben.

Alle E-Mails werden automatisch gruppiert nach "ausgehend" und "eingehend" abgelegt.
Zusätzlich werden automatisch Gruppierungen nach der E-Mail-Adresse des Empfängers und Absenders gebildet.

Mit der Volltextsuche kann nach jedem Begriff in der E-Mail gesucht werden. Während der Eingabe des Suchbegriffs werden bereits gefundene E-Mails angezeigt. So findet man auch in einer großen Menge von E-Mails (> 1000) sehr schnell die gewünschte E-Mail in dem Vorgang.

Überblick über die wichtigsten Funktionen

• Paralleles Einlesen von bis zu 4 E-Mail-Accounts gleichzeitig
• Autom. und manuelles Zuordnung der E-Mail zu dem Auftrag
• Archivierung der E-Mail in dem Vorgang
• Freies Taggen/Gruppieren und autom. Gruppieren nach E-Mail-Adressen
• Volltextsuche
• Unterstützt E-Mails im Mime-Format
• Protokolle IMAP / POP / SMTP und Exchange
• Direktes Übernehmen der Anhänge in den Auftrag
• Unterstützt E-Mails mit Zip-Archiven
• Schwarze Liste zum Blockieren von falschen Empfänger E-Mail-Adressen
• Bildung von vordefinieren Betreffzeilen und Nachrichten
• E-Mails signieren